创先争优
承上启下，充分发挥中枢作用 ——记万柳学区办公室
“近期，特房中心配电站将上门开展宿舍空调室内机和室外机的清洗保养工作。保养期间，工作人员将主动上门，请各位师生给予配合或拨打电话51605820/5874进行预约保养。”——这是办公室发在名为“万柳大家庭”微信群中的一则通知。而类似这样的通知还有很多：校车的安排通知，报刊杂志的预订，活动的发布，会议的开展，这些琐碎却又和万柳师生生活息息相关的事都是由办公室来负责的。
办公室全称“北京大学特殊用房管理中心办公室”，虽然只有3名工作人员，却是协调整个特房中心工作的“中枢”，既负责完成上级领导交代的各种任务，又要管理协调特房中心100多位员工，为万柳师生服务。
一、承上启下：行政服务师生
行政工作是办公室日常工作的重点。办公室工作承上启下，纵向连接特房中心上下级工作人员，横向连接校本部各院系和万柳公寓师生。办公室的文书工作包括年度工作总结、工作计划及各类文件的起草、传阅、归档，建立良好的文书档案；起草特房中心有关规章制度；协助中心领导做好与各部门之间的联系及日常工作的协调；做好培训记录，整理、归档培训资料；负责制作并及时更新中心通讯录等。同时会议的通知，组织，总结都由办公室来完成，以主管例会为例，办公室需定期组织各部门主管例会，通知例会时间，同时对各部门主管工作情况进行记录和监督，落实会议精神。办公室还负责接听处理外来电话，处理劳动纠纷和劳动争议，评选年度先进人物，制定培训计划等等这些琐碎的小事。师生面前无小事，尽管工作复杂琐碎，但是办公室的员工仍然拿出最大的热情和耐心仔细地处理这些事情，从小事做起为万柳师生和特房工作人员提供更好的服务。
学生工作更是办公室业务中重之又重的一部分。当同学们住着宽敞明亮的宿舍，享受着方便的万柳到校本部班车往返服务的时候，其背后都是办公室在为学生们提供着便利的条件。办公室在每年新生入住之前都要和各院系签订学生住宿协议，同时保证各院系住宿费补差全额收齐。
办公室还负责学生工作的管理，万柳学生组织的管理，学生助理的招聘等工作。需要经常与学生助理、辅导员沟通，不定期召开学生座谈会，积极开展有益于园区文化建设的学生活动。万柳现有两个面向师生的组织，即万柳学生联合会和万柳师生临时党支部，两个组织都才成立不久，但活动却一点不少。以万柳学生联合会为例，联合会会面向万柳师生定期举办包括沙龙在内的文体活动，丰富着师生们的课余生活；同时联合会作为学生组织也会定期搜集同学们的意见和建议并向办公室反映，学生组织和办公室联动解决师生们的问题。而万柳师生临时党支部也承担着服务师生的功能，同时还开展主题党日等一系列活动。办公室每学期会招募学生助理，这也是提供给同学们的勤工俭学机会。
尽管办公室的行政工作琐碎繁多，但正是在一件一件为师生们服务的小事中，办公室的工作人员尽心尽责，从而积累了信誉，方便了师生们的学习生活，更在整个万柳园区的有序运转中发挥了不可忽视的作用。
二、员工之家：人力资源管理
办公室负责特殊用房中心100多名员工日常的管理和培训，从招聘到新员工培训，从考勤到劳动纪律管理，从薪酬发放到员工福利，办公室可以说是特房中心的“员工之家”。
办公室负责人力资源工作，离不开“员工”这个核心。办公室工作人员既要了解人事法律，完善人事制度，也要负责人力资源的薪酬管理。可以说，每一个员工一加入特房中心这一大家庭最先让其产生归属感的就是办公室。办公室工作人员不仅负责收集整理员工入职材料，采集汇总员工考勤信息，进行员工档案管理，也负责员工的劳动合同管理，社会保险和公积金申报以及员工的医保手续办理和处理劳动纠纷等等。
办公室立足于员工的需求，从员工的角度来思考问题，竭力为员工提供更好的工作环境。无论是员工工作服的制定发放，员工宿舍的探亲房管理工作，还是每一位员工的生日庆生，组织业务培训让员工有机会充实自我，都力图让员工们产生如家般的归属感。便利、贴心、高效，办公室以人为本的精神和高效率的管理让员工们在万柳公寓的工作更加方便和温暖。
三、与时俱进：宣传与创新
“宣传”这简单的两个字背后有着深厚的内涵。办公室所负责的“宣传”既包括传统意义上的文稿撰写、展板制作、摄影拍照、信息发布等，也包括在当前新媒体的背景下微信、网页等方面的宣传。
办公室的宣传工作与时俱进，利用网络为师生最大程度提供生活上的便利。在办公室的牵头下，万柳特房中心成立了多个微信群，包括“万柳大家庭同学群”” “万柳大家庭教师群” 等，特房中心各部门的负责人员几乎都在微信群中。当师生们有什么需求的时候，常常会在群里直接咨询比如“求问万柳附近有没有回收旧家电的呀？” “请问万柳二区活动室的那个电视可以用嘛？”这类的问题，部门负责人会直接出来解答，如果没有对应的部门，办公室也会代为咨询直到给师生们一个满意的答复。师生们只要用手机输入几个字，就能解决以前需要复杂咨询的问题，这无疑为万柳公寓师生们带来了极大的便利。同时，为了加大宣传力度，增加信息透明度，更好地服务师生，办公室还同时负责“万柳大家庭”公众号和万柳学区网页的内容更新。“万柳大家庭”公众号不定期推送万柳活动，比如最近的一条是“电子产品义诊活动”——为参与者免费提供电子产品清灰和贴膜服务，也推送已经举办过的活动的宣传稿。同时公众号还提供电费缴费和万柳生活指南等服务。“未名bbs”素来是北大学生交流的社区，办公室也需要及时查看学校bbs上有关万柳公寓问题的反映，并向中心领导汇报，最后给发帖同学一个满意的解决方案。
此外，在完成宣传这一本职工作的前提下，办公室工作人员还利用娴熟的计算机技巧参与到万柳公寓的文创工作中，进行万柳公寓图标、各类标识的设计，力图打造出万柳公寓独特的标识系统。
